Systemberatung

Unterstützungsmöglichkeiten durch das BASIS-Institut

Problemstellung

Mögliche Problemstellungen aus den folgenden drei Teilbereichen müssen vor der Kaufentscheidung berücksichtigt werden, wobei jeder dieser drei Bereiche in der Kostenkalkulation etwa gleich schwer wiegt:

* Der soziale Bereich
* Der organisatorische Bereich
* Der technische Bereich

Soziale Rahmenbedingungen

Mitarbeiter in sozialen Organisationen haben oft aus durchaus nachvollziehbaren Gründen Vorbehalte gegenüber dem Einsatz von EDV-Systemen. Auch diese Mitarbeiter können für die Arbeit am Computer gewonnen werden, wenn es gelingt, ihnen die Vorteile dieser Arbeitsweise näher zu bringen. Ihre Ausbildung und Qualifikation ist an die neuen Anforderungen anzupassen. Jedem Mitarbeiter sollten Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen entsprechend den zukünftigen Aufgaben zielgerichtet angeboten werden, um ihm die Möglichkeit zu geben, seinem neuen Einsatzgebiet gerecht zu werden. Ferner ist die Arbeit am PC so angenehm wie möglich zu gestalten, was in erster Linie durch die Beachtung der Vorschriften der Bildschirmarbeitsplatz-Verordnung (ergonomische Bildschirme, geeignete Stühle, genügend große Arbeitsplätze, etc.) geschehen kann.

Organisatorisches

Durch den EDV-Einsatz ergeben sich neben den neuen Anforderungen auch andere, neue Verantwortungszuweisungen. Sachbearbeiter bekommen oft mehr Verantwortung, müssen andere Entscheidungen treffen. Das erfordert ein Überdenken der innerbetrieblichen Abläufe. Es müssen neue Anforderungsprofile für die einzelnen Stellen erarbeitet und veränderte Zuständigkeiten definiert werden. Neben dem Workflow-Management ist auch der Datenschutzaspekt zu berücksichtigen. Personenbezogene Daten dürfen über den zuständigen Sachbearbeiter hinaus keinem Unbefugten zugänglich sein.

Die Technik

Hier sind Fragen zu klären, wie z.B. welche Software eingesetzt werden soll und welche Hardware mit welcher Leistungsfähigkeit dafür notwendig ist. In größeren Organisationen sollte über den Einsatz eines Netzwerks nachgedacht werden. Wie muss den Datenschutzbestimmungen technisch Rechnung getragen werden (z.B. durch Zugangsregelungen zu den Speichermedien, durch Passwortsysteme etc.). Nicht zuletzt muss für die technische Umsetzung der Ergonomieanforderungen gesorgt werden.

Das BASIS-Institut blickt in der Systemplanung auf eine lange Erfahrung zurück. BASIS hat von Anfang an auf eine umfassende EDV-Unterstützung der Arbeit gesetzt, um effektiv und effizient zu arbeiten. Auf dieser Grundlage beraten wir seit 10 Jahren vor allem soziale Organisationen im Bereich der Systemplanung. Alle Programmentscheidungen wurden durch konkrete Praxisvergleiche getroffen, wobei stets zu überprüfen war, ob Programme, Hardware und Büroausstattungen den jeweiligen Bedürfnissen entsprechen. Auch in der Durchführung von Trainingsmaßnahmen blickt BASIS auf eine über 10-jährige Erfahrung zurück. Vom Manager über den Sozialplaner bis zur Chef-Sekretärin haben ganz unterschiedliche MitarbeiterInnen an unseren Kursen oder "one-to-one-Trainings" teilgenommen.

Computer und Soziale Arbeit?

Mit der zunehmenden Automatisierung unserer Gesellschaft macht der Computer auch vor der Sozialen Arbeit und vor sozialen Organisationen nicht halt. Aus immer mehr Arbeitsbereichen ist er schon fast nicht mehr wegzudenken. Soziale Arbeit wird EDV-gestützt erfasst, Statistiken vom Computer erstellt, Verwaltung und Personalmanagement übernimmt ein Rechner und die Buchführung wird auch nur noch am Bildschirm erledigt.
Sollen in einer sozialen Organisation EDV-Systeme eingeführt werden, müssen jedoch zuvor in einem intensiven Planungsprozess verschiedene Probleme geklärt werden. Der schöne Traum vom Discount-PC, den man nur auspacken und aufstellen muss, und alles läuft prima, lässt sich in diesem Bereich leider nicht so einfach verwirklichen.

Was kann das BASIS-Institut Ihnen anbieten?

Um keinen dieser Punkte bei einer EDV-Einführung unbeachtet zu lassen und somit durch Ineffizienzen unnötigerweise Kosten zu verursachen, kann Ihnen das BASIS-Institut folgende Unterstützungsleistungen anbieten:

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